Homeoffice wird oft als das Allheilmittel schlechthin propagiert, wenn es um die Vereinbarkeit von Familie und Beruf geht. Doch ist es das wirklich?

Hat Homeoffice tatsächlich nur Vorteile?

Aus meiner Sicht ist die Antwort auf diese Frage „Jein“. Die Arbeit im Homeoffice bringt zahlreiche Vorteile mit sich keine Frage. Die Fahrtwege zur und von der Arbeit nach Hause entfallen. Aufgaben können konzentrierter abgearbeitet werden, weil nicht ständig das Telefon klingelt oder ein Kollege vorbei kommt.

Gleichzeitig birgt eine Homeoffice-Tätigkeit allerdings auch Risiken. Denn: die soziale Interaktion und der schnelle persönlichen Austausch zu einem aktuellen Projekt mit der Kollegin aus der Nachbarabteilung ist eben nicht mal eben möglich. Auch eine kurze Plauderei über das letzte Wochenende lässt sich vom Heimarbeitsplatz nur schwer führen. Und die möglichen Ablenkungen zu Hause sind groß bis riesig. Hier noch schnell die Waschmaschine anwerfen, da noch etwas einkaufen, eine Überweisung tätigen, nach dem nächsten Urlaubsangeboten suchen oder, oder, oder. Die Liste der häuslichen ToDos ist meist schier endlos und auch die Gefahr, sich darin zu verlieren, wenn man von zu Hause aus arbeitet.

Daher habe ich einige Tipps zusammen gestellt, mit denen es gelingt auch im Homeoffice fokussiert zu bleiben.

 Einen Plan machen

Zu Anfang des Arbeitstages sollte ein Zeitplan erstellt werden, in den alles eingetragen wird, was zu erledigen ist. Dazu gehören an aller erster Stelle die beruflichen Themen, die mit einer von drei Farben in den Plan eingetragen wird, inklusive der Zeiten, die dafür eingeplant sind. Dann werden mit einer zweiten Farbe auch häusliche Tätigkeiten in den Plan eingefügt, die erledigt werden sollen. Und einer dritten Farbe sollen auch (kurze) Pausen im Tagesablauf einen Platz finden. Denn nach jeder Phase der Anspannung sollten auch Phasen der Entspannung folgen, damit das Gehirn leistungsfähig bleibt.

Nutze die 80/20 Regel 

Erfunden hat die 80/20 Regel, auch Pareto Prinzip genannt, Vilfredo Pareto. Sie besagt, dass 80% der Ergebnisse unserer Arbeit schon mit 20 % unseres Gesamtaufwandes erreicht werden.

Die verbleibenden 20% der Ergebnisse wiederum erfordern mit 80% des Gesamtaufwandes vergleichsweise ein vielfaches mehr an Aufwand. Wahnsinn, oder?

Umgekehrt bedeutet das auch, dass mit nur 20 Prozent unseres Einsatzes bereits 80 % des angepeilten Ergebnisses erreicht werden kann. ͏Und diese Erkenntnis ist entscheidend! Gerade im Alltag aus Familie und Beruf, wo es einfach nicht immer möglich ist, dass alle Aufgaben zu 100% erledigt werden. Denn es ist aufgrund der Fülle der täglichen Aufgaben völlig unrealistisch, diese ToDos alle mit einem Anspruch von 100% zu erfüllen. Daher macht es Sinn, sich bei der Erledigung von Aufgaben ganz bewusst dafür zu entscheiden, welche auch mit einem Ergebnis von 80% erledigt werden können. Das spart Zeit und Nerven.

Ich selber wende diese Methode schon seit einigen Jahren an und es hilft mir sehr bei der Erledigung meiner täglichen Aufgaben.

Immer nur einen Sache erledigen

„Stop Multitasking“ – das steht groß auf einem Post It, der über meinem Schreibtisch hängt. Warum? Weil es erwiesenermaßen viel länger dauert, mehrere Aufgaben parallel zu bearbeiten als alle anstehenden Aufgaben eine nach der anderen der Reihe nach zu bearbeiten.

Das begründet sich darin, dass unser Gehirn immer wieder eine Anlaufzeit braucht, um sich in verschiedene Themen einzuarbeiten, anstatt sich nur mit einem Thema zu befassen, dieses abzuschließen und sich dann dem nächsten zu widmen.

Daher kann ich nur empfehlen, jede Aufgabe, die am Tag so von Anfang bis Ende fokussiert abzuarbeiten und nicht hier und da andere ToDos zwischen rein zu schieben.

 

Das Gesetz nach Parkinson

Das Gesetz nach Parkinson hat nichts mit der gleichnamigen Krankheit zu tun, sondern bezeichnet eine Art Leitsatz, den der Soziologe C. Northcote Parkinson wie folgt formuliert hat:

„Work expands so as to fill the time available for its completion.”

Was übersetzt soviel bedeutet wie: „Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“

Ich selber habe diese Erfahrungen schon sehr oft gemacht. Sei es während der Studienzeit in den letzten Wochen vor Abgabe meiner Diplomarbeit. Bei der Vorbereitung einer wichtigen Präsentation für einen Kundentermin oder bei der Erstellung eines neuen Konzepts für einen Workshop. Je mehr Zeit ich für die Erledigung einer Aufgabe habe, desto mehr Zeit brauche ich auch dafür und umgekehrt. Deswegen mein Tipp an dieser Stelle: Ganz bewusst weniger Zeit für die Erledigung einer Aufgabe einplanen. Das hilft dabei, sich nur auf das Wesentlichen zu konzentrieren und die Aufgabe auch in einer kürzeren Zeitspanne fertig zu stellen. Je weniger Zeit vorhanden ist, desto mehr konzentrieren wir uns auf das Wesentliche und schaffen die Aufgabe deshalb auch schneller.

 

Die Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik ist eine meiner absoluten Lieblingstechniken in Sachen Zeitmanagement. Benannt wurde sie von ihrem Begründer Francesco Cirillo, weil der beim Einsatz der Technik eines Küchenweckers in Form einer Tomate (auf italienisch Pomodoro) genutzt hat. Und das ist auch schon alles was für den Einsatz der Technik notwendig ist: einen Wecker.

Warum? Weil die Methode wie folgt angewendet wird: es wird eine Aufgabe definiert, die bearbeitet werden soll. Zu Beginn der Aufgabe wird der Wecker auf 25 Minuten eingestellt. Sobald die Zeit läuft steht nur noch die Bearbeitung der Aufgabe im Fokus. Alle Ablenkungen wie Smartphone, Terminerinnerungen, Telefone, Mailbenachrichtugen usw. werden ausgeschaltet.

Es zählt nur die zu bearbeitenden Aufgaben. Sobald der Wecker klingelt, gibt es eine Pause von 5 Minuten, die der Erholung dient. Also kurz aufstehen, herum laufen, Fenster öffnen und ganz wichtig, etwas trinken.

Nach den 5 Minuten wird der Wecker wieder au 25 Minuten eingestellt und das zweite Arbeits-Set beginnt nach dem gleichen Ablauf.  Das ganze Prozedere wird insgesamt viermal wiederholt bevor eine halbstündige Pause erfolgt.

 

Brauchst Du noch mehr Unterstützung in Sachen Zeit- und Organisationsmanagement? Dann schreibe mir für einen Beratung oder ein Coaching gerne eine Nachricht. Gemeinsam finden wir einen Weg, um mehr Organisation in Deinen Alltag zu bringen.

 

Fotocredit: Nathan van Egmond