Um den Alltag aus Familie und Beruf besser organisiert zu bekommen, hat es sich bewährt organisiert zu sein. Das bedeutet im Umkehrschluss natürlich nicht, dass man Selbstoptimierung bis zum Umfallen betreiben muss. Allerdings kann der ein und andere Tipp kann sehr hilfreich sein, um Aufgaben leichter zu erledigen und den Stress im täglichen Miteinander raus zunehmen.
Organisationshilfen für den Familienalltag
Im Alltag mit Kindern kann es oft drunter und drüber geben. Ein Stück weit gehört das auch einfach dazu. Denn wenn ich als Mutter eines gelernt habe dann, dass Planung mit Kindern einfach nur bedingt möglich ist, weil immer etwas dazwischen kommen kann. Und das zu akzeptieren, nimmt schonmal jede Menge Stress.
1. Plant und freut Euch, wenn der Plan eintritt
Ich plane gerne. Es gibt mir ein Gefühl der Sicherheit und hilft dabei, den Überblick zu behalten. Dafür verwende ich einige Tools, die auch für Euren Alltag hilfreich sein können.
- Familienkalender – wir führen einen digitalen Familienkalender in dem alle beruflichen und privaten Termine eingetragen sind. Bei privaten Terminen zählt das Prinzip: First come – first serve.
- Termine werden mit einem bestimmten Status versehen: die Termine, die zu eine, fixen Zeitpunkt beginnen (z.B. Arzttermine, Musikstunde etc.) bekommen die Farbe rot. Hier ist zeitlich keine Flexibilität möglich. Termine, die einen zeitlichen Puffer erlauben (z.B. Verabredung mit einer Freundin auf dem Spielplatz) bekommen die Farbe orange. Bei diesen Terminen gebe ich schon von vornherein einen Zeitrahmen an, in dem ich kommen werde . Zum Beispiel ab 15.30 oder zwischen halb 4 und 4. Das nimmt ungemeinen Stress und ich muss weder mich noch die Kinder hetzen. Termine, die nur lose ausgemacht sind, sowas wie, wir sind heute Nachmittag am See, habt Ihr auch Lust zu kommen? bekommen von mir die Farbe grün. In solchen Fällen nehme ich den Vorschlag gerne an, mit dem Hinweis, dass ich spontan entscheide, ob ich komme oder nicht. Das lässt mir den Freiraum an dem Tag selber zu entscheiden, ob wir die Verabredung wahrnehmen oder eben auch nicht. Denn je nach Stimmungs- und Energielage der Kinder und auch der von mir kann ein gemütlicher Nachmittag zu Hause viel entspannter sein als der am See.
- Für alle anstehenden ToDos habe ich einen Wochenplan auf dem ich alle Aufgaben und Termine der Woche eintrage. Ganz wichtig ist an diesem Plan für mich, dass ich auch bewusst Zeit für mich und die Familie einplane. Für das Finetuning habe ich für jeden Tag noch einen einzelnen Tagesplan für alle anstehenden Aufgaben. Als wertvollen Aspekt für mich habe ich auf diesem Plan zwei besonders wichtige Felder eingeführt. In das eine Feld erlaube mir, die Aufgaben zu schreiben, die ich aus welchen Gründen auch immer noch nicht geschafft habe. Und in eine zweite Spalte kommen ToDos, die ich Streichen kann, weil ich sie umpriorisiert oder durch ein anderes ersetzt habe. Ist das auch eine Hilfestellung für Dich? Dann lade Dir gerne beide Pläne runter.
- Der Wocheneinkauf wird anhand eines Speiseplans gemacht. Dort schreibe ich mir alle Gerichte und die dafür notwendigen Zutaten auf. Und damit ich auch das Rezept schnell wieder finde gibt es noch eine Spalte für das entsprechende Kochbuch. Sollten sich mal ein Essen oder zwei verschieben, dann übertrage ich sie einfach in die nächste Woche. Meine Vorlage für den Speiseplan findest Du hier zum Download.
Solche Pläne zur Orientierung zu verwenden ist aus meiner Sicht sehr sinnvoll. Sich allerdings akribisch und mit einem zu hohen Perfektionsanspruch an diese Pläne zu halten ist allerdings nur bedingt hilfreich. Denn es wird auch die Tage und Wochen geben in denen die Kinder krank sind, sich die Termine häufen oder oder oder und dann werden die Pläne auch mal nicht so eintreten wie gedacht. Daher ist es wichtig eine innere Haltung zu entwickeln, die trotz aller Pläne auch Flexibilität zulässt.
2. Macht Aufgaben sichtbar und teilt sie fair auf
Wer macht was und wieviel davon? Diese Frage steht in Familien immer wieder im Raum, den häufig übernimmt, ein Familienmitglied – meist die Mutter – mehr Aufgaben und Verantwortlichkeiten als die übrigen. Solange damit alle Beteiligten zufrieden sind, wunderbar. Wenn dem nicht so ist, dann ist es wichtig, die Verteilung zu überdenken und neu zu verteilen. Wie geht das? Ganz einfach:
1.Schritt: Aufgaben sichtbar machen.
Dafür nehmt ein großes Papier und schreibt alle Aufgaben auf, die aktuell anfallen. Zum Beispiel Müll wegbringen, Wäsche waschen, Bügeln, abstauben, staubsaugen, Bad putzen, Überweisungen tätigen, Geburtstage organisieren etc.. Alternativ könnt Ihr all diese Aufgaben auch auf Post ITs schreiben, das ist die Methode, die mir persönlich besser zusagt.
2. Schritt: Erstellt eine Tabelle mit Spalten in denen die Namen jedes Familienmitglieds stehen
Wenn ihr ältere Kinder (ab Grundschule) habt, bindet sie guten Gewissens in Haushaltstätigkeiten ein. Ihr bildet als Familie eine Gemeinschaft in der ihr zusammen lebt und da ist es nur fair, dass auch jeder seinen Teil dazu beiträgt. Ich kenne das aus meiner eigenen Familie auch so, dass wir Geschwister feste Aufgaben im Haushalt hatten, die zu erledigen waren. Daher binde ich selber meine Kinder auch in Tätigkeiten zu Haus mit ein und übertrage Ihnen Verantwortlichkeiten.
Verteilt nun die zusammen getragenen Aufgaben und verteilt diese in gemeinsamer Absprache in die Spalten der jeweiligen Familienmitglieder. Am Anfang empfiehlt es sich die Aufgaben nach Vorlieben zu verteilen, also der der lieber staubsaugt soll das auch tun dürfen. Bei den Aufgaben, die weniger beliebt sind, gilt es dann Kompromisse zu finden und auszuhandeln, wer die eine und wer dafür die andere Aufgabe macht. Wichtig in diesem Prozess ist es auch, Euch offen und ehrlich über „Qualitätsansprüche“ auszutauschen, um unnötige Diskussionen im Nachgang zu vermeiden. Ein weiterer Aspekt ist auch zu besprechen, welche Aufgaben eventuell abgegeben werden können. Dazu mehr im nächsten Tipp.
3. Gebt Aufgaben ab
Wie eben schon deutlich wurde, haben Eltern jeden Tag viele Aufgaben um die sie sich kümmern müssen. Den Anspruch zu haben alles alleine und perfekt zu machen kann dabei sehr kräftezehrend sein. Deswegen ist es notwendig, dass Ihr lernt Aufgaben auch abzugeben.
Denkt darüber nach Tätigkeiten aus dem Haushalt auszulagern. Das ist durch eine Haushaltshilfe möglich, durch Hemden, die ihr in die Reinigung gebt oder durch einen Gärtner, der zweimal im Jahr kommt, um Büsche und Bäume zu schneiden.
Für Eure eigenen regelmäßigen Auszeiten fragt liebe Nachbarn oder gute Freunde, ob sie hin und wieder auf Eure Kids aufpassen können oder bei räumlicher Nähe das Babyphone hüten. Im Gegenzug bietet ihr einfach dasselbe an. Kocht vor und friert Essen ein, dann müsst Ihr nicht jeden Tag in der Küche stehen, um etwas leckeres zum Abendessen zu zaubern. Oder gönnt euch hin und wieder ein Take-Away-Abendessen z.B. bei Eurem Lieblings-Italiener.
4. Hilfreiche Apps für den Familienalltag
Geht es Euch auch manchmal so, Ihr verlasst am Wochenende das Haus mit den Einkaufstaschen und im Laden fällt Euch dann auf, dass Ihr den Einkaufszettel vergessen habt. Mir ging das häufig so und irgendwann habe ich mich nach einer geeigneten App umgeschaut, die meinen analogen Einkaufszettel ersetzt. Die Wahl viel auf Bring!. Warum? Die App ist einfach zu bedienen, kann von mehreren Personen befüllt werden und es können sogar Produktbilder hinterlegt werden.
Whats App – Fluch und Segen zugleich. Der Austausch ist binnen kürzester Zeit möglich und Informationen oder Fragen können in einer Gruppe schnell beantwortet und ausgetauscht werden. Auf der anderen Seite können die ständigen Benachrichtigen, die auf dem Smartphone landen zu regelrechten Zeitfressern werden. Daher ist meine Strategie, dass ich nur in sehr ausgewählten Gruppen bin und auch Gruppen in denen ich Mitglied bin auch regelmäßig aussortiere und verlasse. Zum Beispiel, wenn es um das Geburtstagsgeschenk eines Schulfreundes oder ähnliches geht.
Texte, Fotos, Listen oder Audiodateien, das alles kann in der App Evernote gespeichert werden. Für mich ist das eine tolle Möglichkeit, um auf ellenlange ToDo-Listen auf Einzelblättern zu verzichten. Statt dessen habe ich alles in digitaler Form an einem Ort zusammen und spare mir die Suchzeit.
5. Nutzt Routinen, um den Tag und die Woche zu strukturieren
Kinder profitieren sehr davon, wenn der Tag routiniert abläuft. Das gibt Sicherheit und eine Struktur, an der sie sich orientieren können. Deswegen ist es hilfreich bestimmte Fixpunkte einzuführen, die bei der Organisation des Tages helfen. In unserem Alltag haben sich die folgenden Routinen für mehr Struktur und stressfreiere Abläufe – vor allem in engen Zeitfenstern – bewährt:
- Einen festen Ablauf zum Anziehen am Morgen und vor dem Zubettgehen am Abend
- Jeden Abend den Schreibtisch aufräumen und mir eine To-Do-Liste für den nächsten Tag schreiben
- Den Frühstückstisch für den nächsten Tag schon vorbereiten
- Feste Tage an denen ich Wäsche wasche oder andere Haushaltsdinge erledige
- Schulranzen für den nächsten Tag schon am Vorabend packen
Organisationshilfen für den Büroalltag
Vielleicht kennt das jemand von Euch: unaufgeräumter Schreibtisch, ein Desktop auf dem sich die Dokumente stapeln, E-Mails, die sich im Posteingang türmen und Notizen, die unauffindbar sind. Häufig wird unsere tägliche Arbeit durch Chaos und fehlende Organisation ineffektiv. Das Gute ist, es lässt sich etwas dagegen tun.
1. Zettel-Chaos ade
Eine neue Idee, ein Anruf, ein wichtiges ToDo. Innerhalb eines Tages können sich auf dem Schreitisch eine Menge an Zetteln ansammeln auf denen wichtige Notizen stehen. Um Herr über dieses Zettel-Chaos zu bleiben empfiehlt es sich, die Zettel alle paar Tage einmal durchzuschauen und zu sortieren. Was kann weg? Was muss noch erledigt werden? Noch besser ist es, Notizen auf eine ToDo Liste zu schreiben, gleich zu priorisieren und mit Datum zu versehen.
Damit verschwindet das Zettel-Chaos auf dem Schreibtisch im Laufe der Zeit völlig. Wer es lieber digital statt analog mag, der sollte mal die App Evernote ausprobieren. Sie ist für Smartphone, PC und Laptop verfügbar und ist einfach in der Anwendung.
2. Investiere in ein gutes Ordnungssystem
Wo war gleich nochmal….? Wo hatte ich denn …..? Wenn wir nicht wissen, wo sich wichtige Unterlagen, Notizen, E-Mails etc. befinden, können wir oft sehr lange damit zubringen, diese zu suchen. Dabei geht viel Zeit verloren, die uns dann an anderer Stelle fehlt.
Daher ist es hilfreich, Ablagefächer, Boxen, haptische Ordner und auch digitale Ordner auf dem PC verständlich zu beschriften und in einer übersichtlichen Ordnerstruktur anzulegen. Das kostet zwar initial etwas mehr Zeit, doch der Invest lohnt sich, weil Du damit künftig wichtige Dokumente und Arbeitsmaterialien leichter findest.
3. Die 2-Minuten-Regel
Wir haben jeden Tag eine Menge ToDos, die abgearbeitet werden müssen. Manche davon sind schneller erledigt als andere. Deswegen lohnt es sich zu Beginn des Arbeitstages all die Aufgaben zusammen zu schreiben, die innerhalb von 2 Minuten erledigt sind. Im Nachgang werden diese Aufgaben dann eine nach der anderen abgearbeitet. Wichtig ist, sich auch wirklich daran zu halten, nicht mehr als 2 Minuten für jedes ToDo zu verwenden. Ich stelle mir tatsächlich einen Wecker dafür, um nicht in Versuchung zu geraten. Und die Liste der anstehenden Aufgaben wird in kurzer Zeit tatsächlich merklich kleiner.
4. Für erledigte Aufgaben loben
Der Tag ist dahin gerast und am Ende bleibt das schale Gefühl zurück irgendwie nichts geschafft zu haben. Wenn das der Fall ist, dann ist es Zeit für eine „Done-Liste“. Im Gegensatz zu einer ToDo-Liste stehen dort all die Aufgaben, die Du an diesem Tag tatsächlich erledigt hast. Und das sind wahrscheinlich eine ganze Menge. Ich selber habe die „Done-Liste“ schon vor einigen Jahren in meinen Büroalltag eingeführt und fand es jedes Mal wieder sehr motivierend am Ende des Tages zu sehen, was ich alles erledigt hatte. Auch wenn es Aufgaben waren, die nicht auf der ursprünglichen Liste standen, sondern aufgrund von Umpriorisierungen des Vorgesetzten spontan dazu gekommen sind. So war die Laune nach dem Arbeitstag gleich viel besser.
Wenn Du noch mehr Unterstützung dabei brauchst, Deinen Alltag aus Familie und Beruf zu organisieren und zu strukturieren, dann nutze gerne mein Coaching-Angebot.