Vor kurzem hat mir in einem Workshop eine Teilnehmerin die Frage gestellt, wie es besser gelingen kann, alle die anfallenden Aufgaben in ihrem Alltag mit weniger Stress zu erledigen. Auch andere Teilnehmende haben Interesse an dieser Frage geäußert und so haben wir spontan sehr intensiv über Tipps zur Selbstorganisation im Vereinbarkeitsalltag gesprochen. Da mir dieses Themenfeld auch in meinen Coaching immer wieder begegnet, nehme ich das zum Anlass um dazu mal eine paar Impulse zusammen zu stellen.
1. Nimm den Ablauf Deines Tages in die Hand
Vielleicht kennst Du das auch. Du sitzt am Schreibtisch und arbeitest Deine ToDos nach Gusto ab. Dabei bleiben tendenziell die Aufgaben liegen, die unangenehm sind. Um dem entgegen zu wirken, hat es sich bewährt eine Planungsroutine einzuführen.
- Räume Deinen Schreibtisch am Abend auf, so dass Du am nächsten Tag direkt los legen kannst
- Schreibe die ToDos für den nächsten Tag auf einen Zettel oder in Deinen Kalender
- Priorisiere diese Aufgaben am nächsten Tag nach Wichtigkeit und Dringlichkeit
- Bearbeite zuerst die Aufgabe, die am unangenehmsten oder schwierigsten ist (Eat the frog first)
2. Plane anstehende Aufgaben anhand Deiner persönlichen Leistungskurve
Unsere Biorhythmen unterscheiden sich. Die einen sind die frühen Lerchen, die anderen eher die Nachteilen. Finde raus, wann Du Deine leistungsstärksten Phasen ist und berücksichtige das bei Deiner Aufgabenplanung. Wenn Du z.B. am Morgen am klarsten denken kannst, widme Dich zu dieser Zeit kreativen oder komplexe Aufgaben. Weniger anspruchsvollere Aufgaben legst Du dafür in den Nachmittag.
3. Nutze hilfreiche Tools
Wenn Aufgaben recht stupide sind, neigen wir dazu, sie vor uns her zu schieben. Daher überlege, wie Du solche Aufgaben effizienter erledigen kannst.
Gibt es eine Software, technische Tools oder Apps, die Dir das Abarbeiten bestimmter Aufgaben erleichtern? Bei bestimmten Aufgaben helfen können? Oder kannst Du bestimmte Prozesse vereinfachen oder verändern? Beispielsweise indem Du Vorlagen nutzt, Excelformeln verwendest, Formulare erstellst etc.. Für die Planung Deines Familienalltags nutze gerne meine Organisationhilfen und Tipps zur Selbstorganisation im Alltag.
4. Die 2-Minuten Regel
Häufig empfinden wir es als unangenehmen, wenn sich über die Zeit viele, kleine Einzelaufgaben ansammeln, die irgendwann zu einem schier unüberwindbaren Berg anwachsen und erst dadurch besonders unangenehm werden.
Um dem entgegen zu steuern gibt es die 2-Minuten Regel, die besagt, das wir all die Aufgaben, die nicht länger als 2 Minuten dauern sofort erleben sollen. Das schafft schnelle Erfolgserlebnisse und der Berg an kleinen Aufgaben kann nicht so groß werden.
5. Salami Taktik
Große und wichtige Aufgabe können oftmals besonders unüberwindbar wirken. Manchmal wissen wir dann auch gar nicht, wo wir überhaupt anfangen sollen. In dieser Situation ist es hilfreich diese komplexe Aufgaben in gut „verdaubare Happen“ zu zerstückeln. Auf diese Art und Weise bekommst Du handhabbare Aufgabenpakete und kannst besser einschätzen, wie viel Zeit Du für die Bearbeitung der einzelnen Stücke brauchst.
6. Nutze einen Timer
Falls Du zur Prokrastination neigst, dann setze Dir für die Bearbeitung einer Aufgabe für eine gewisse Zeit einen Timer. Oftmals sind schon fünf Minuten ausreichend. In diesem Zeitraum fokussierst Du Dich voll und ganz auf diese Aufgabe. Erfahrungsgemäß ist es so, dass uns das Anfangen am schwersten fällt. Wenn wir uns erstmal überwunden haben, mit einer Aufgabe zu beginnen, fördert das Deine Motivation. Selbst wenn Du die Aufgabe tatsächlich nach fünf Minuten wieder beendest, sind diese fünf Minuten mehr als gar nichts, oder?
Ich wünsche Dir viel Erfolg bei der Anwendung dieser Tipps zur Selbstorganisation im Vereinbarkeitsalltag.
Photocredit: Sharon McCutcheon I Unsplash