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Zeitmanagement Tipps für den Familien- und Berufsalltag

Gefühlt haben wir sie immer zu wenig – Zeit. Doch woran liegt das? Und wie kann es uns gelingen, die 24 Stunden, die uns täglich zur Verfügung stehen so zu nutzen und einzusetzen, dass wir nicht immer das Gefühl haben, zu wenig davon zu haben? Oder wie das Kaninchen aus Alice im Wunderland mit hängender Zunge und Uhr in der Hand durch die Gegend zu rennen?

Meine Antwort auf diese Frage: Plane Deine Zeit richtig ein. Wie das geht habe ich Dir in den folgenden Zeitmanagement Tipps zusammen geschrieben.

Finde Deine produktivste Zeit 

Nicht jeder von uns hat denselben Biorhythmus. Die einen sind Lärchen, die anderen eher Eulen. Das wirkt sich natürlich auch auf unsere Arbeits- und Leistungsfähigkeit aus. Daher macht es Sinn, Dich einmal selber zu beobachten und zu schauen, welche Zeiten am Tag die persönlich produktivsten sind. In diesen Zeiten sollten dann idealerweise auch die anspruchsvollsten Aufgaben erledigt werden. Berücksichtige daher nach Möglichkeit künftig bei Deinem Zeitmanagement zu welcher Tageszeit Du welche ToDos erledigst.

Mach Dir einen Plan

Um nicht ständig das Gefühl zu haben, getrieben zu werden ist es essentiell, die anstehenden Termine und ToDos im Blick und im Griff zu haben und Dir zu überlegen, wann Du was machen möchtest.

Daher empfehle ich, Dir entweder am Vorabend oder am Morgen des jeweiligen Tages aufzuschreiben, welche Termine und Aufgaben der Tag mit sich bringt? Wann Du sie erledigen möchtest? Und wie lange Du dafür brauchst? Dabei ist es egal ob Du die Terminorganisation digital oder analog gestaltest. Wähle die Methode, mit der Du am besten zurecht kommst.

Priorisieren ist das A und O

Berücksichtige bei der Planung immer erst die Termine und Aufgaben, die wichtig und dringlich sind und in jedem Fall erledigt werden müssen. Diese sind auch zuerst zu erledigen, selbst wenn es unangenehme Tätigkeiten sind – widme Dich ihnen zuerst oder besser gesagt „eat the frog first“. Dann ist die größte Kröte des Tages geschluckt und Du kannst Dich gleich über den ersten Erfolg des Tages freuen.

Plane Pufferzeiten ein

Zu einem guten Zeitmanagement gehört nicht nur, jede zur Verfügung stehende Minute zu verplanen, sondern auch ganz bewusst Pufferzeiten zu berücksichtigen. Denn nichts stresst mehr als unvorhergesehene Ereignisse, die die Planung durcheinander bringen und Zeit benötigen, die Du an anderer Stelle schon verplant hast. Daher ein weitere Tipp: Plane ganz bewusst Zeiten ein, um ungeplante ToDos oder Ereignisse auffangen zu können. Und sollte sich nichts ergeben – wunderbar. Dann nutze die Zeit für Dich und trinke in Ruhe eine Tasse Kaffee oder Tee.

Eine Aufgabe nach der anderen

Multitasking ist zwar in aller Munde, doch es gibt auch Untersuchungen, die zeigen, dass es mehr Zeit in Anspruch nimmt, parallel mehrere komplexe Aufgaben abzuarbeiten als eine nach der anderen zu erledigen. Warum? Weil es im Schnitt an die 20 Minuten dauert, sich voll und ganz auf eine anspruchsvolle Aufgabe einzulassen. Findet ein ständiger Wechsel zwischen verschiedenen Aufgaben statt, verbrauchst Du jedes Mal wieder „Einarbeitungszeit“, die Du sparen könntest, wenn Du eine Aufgabe nach der anderen bearbeitest. Daher die klare Empfehlung für ein gutes Zeitmanagement: Aufgaben nacheinander und nicht parallel abarbeiten.

Ziehe Dein Resümee 

Schau Dir jeden Tag oder jede Woche an, wie Dein Zeitmanagement gewesen ist? Hattest Du das Gefühl Du hattest Deine Zeit im Griff? Dann scheint die Planung gut gewesen zu sein. Wenn Du Dich immer noch getrieben und gestresst fühlst, dann solltest Du Dir folgende Fragen stellen.

  • Hast Du Dir zu viel für den jeweiligen Tag vorgenommen?
  • Hast Du Pufferzeiten berücksichtigt?
  • Welche Tage haben Dich besonders gestresst und was hat genau dazu geführt?
  • Welche Möglichkeiten gibt es, auf solche Ereignisse künftig anders zu reagieren?

Nimm Dir die Zeit Deine Tage oder Deine Woche anhand dieser Fragen zu analysieren und leite daraus für Dich ab, wie Du Dein Zeitmanagement für den kommenden Tag oder die kommende Woche anders gestalten kannst.

 

 

Photocredit: Jazmin Quaynor I unsplash

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